如何开会?

时间:13-08-05 栏目:项目管理 作者:zongyan86 评论:0 点击: 1,861 次

任甲林

   看到题目可能大家觉得不值一提,开会?谁不会。可是下面的问题,您可能会经常遇到: 
 会议开始的时间到了,会议室仍然被其他人员占用,没有会场地;
 会议开始的时间到了,投影仪无法正确连接;
 需要打印出来的材料没有打印出来;
 与会人员需要在白板上表达自己的思想时,却发现白板笔无法书写;
 主要发言人讲的很差,如:
进行设计评审时,主讲人根本就没有将思想能够清楚地表达出来
 会议失去控制,跑题严重
 与会人员迟到,会议推迟
 在开会过程中人进人出,会议混乱
 会议开完了,大家各奔东西,没有人整理会议纪要,达成的意见没有记录。
 会议开完了,发现没有开会的必要,可开可不开的。
 会议的时间太长,在会议过程中废话太多 
    上述的问题会造成时间的严重浪费,那么如何开好一个会议?流程!需要一个规范的流程作为指导:
1. 确定会议的时间、地点、人物、主题、目标、主持人、会议准备人员
2. 通知与会人员,事先就会议的主题、目标进行沟通,对需要审查的资料事先审查
3. 预定会议室、投影仪、白板、笔记本电脑
4. 打印会议资料,发放下去
5. 接待与会人员,对外地赶来的与会人员安排好接站、住宿、车船票、送站
6. 事先联调设备,确保会议环境良好
7.  如果需要,则对会议的主持人进行开会技巧的培训
8.  会议的变更及时通知相关人员(时间 地点等)
9.  会议要签到
10. 会议中服务:添水、水果与点心、就餐等
11. 会议中控制进度
12.记录会议决议
13.跟踪会议决议的执行
14.总结会议的得失,改进会议的流程
    以上是一个简要的流程,当然在实践中您可以自己来丰富、完善。
    
在上述流程中有一个关键是会议的准备,这是成功的起点,为确保准备的充分,你可以设计一个检查单,来提醒自己,如:
 与会的人员是否都通知到了? 
 开会前需要准备的设备是否齐全了?如:笔记本 投影仪 白板  白板笔  光笔  录音机 板檫等
 地点是否明确?
 场地的容量是否足够?
 场地的位置摆放是否合理?
 主题是否明确?
 主要发言人是否准备充分了?
 需要发放的资料是否准备齐全了?
 会议资料是否发放到每个人手里了?
 会议的变更是否通知了相关的所有人员?

    好了,你自己试试看!

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声明: 本文由( zongyan86 )原创编译,转载请保留链接: 如何开会?


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